Kulturrevolution på Karolinska institutet

Kulturrevolution på Karolinska institutet

Per Olsson, överbibliotekarie på Karolinska institutets bibliotek, använder ett vokabulär som är vanligare inom näringslivet än i bibliotekssammanhang. Det är teambuilding och kundanpassning och halshuggning av jante. Det är goodwill och kompetens och hur man utvecklar den på ett optimalt sätt. Man behöver inte spendera lång tid med Per Olsson för att märka att han är en så
kallad visionär, som dessutom är passionerat intresserad av "ledarskapets fröjder" som han säger själv. Och det är till stor del hans idéer och visioner som har förvandlat KiB från en hårt strukturerad och enligt många konservativ organisation till ett modernt bibliotek som av många anses ligga i bräschen för förnyelsearbete inom forskningsbiblioteksvärlden.
Förra året belönades han med SABs marknadsföringspris i Greta Renborgs namn för sitt förnyelsearbete med KIB. Själv blev han lite förvånad över utmärkelsen. Marknadsföringen i det här fallet har handlat om att positionera biblioteket utåt och att, som han säger, "bygga upp en inre kärna av stolthet" hos personalen.
- Min erfarenhet är att det blir väldigt töntigt när man börjar med marknadsföring i änden "broschyrer". Den bästa marknadsföringen är ju bra produkter och tjänster – det är där man måste börja.
Varför tror han då själv att han fick priset? Han funderar en kort stund – men inte särskilt länge - innan han svarar "för den relativt höga graden av dynamiskt förnyelsearbete i en gammal och traditionell organisation".
När Per Olsson rekryterades som chef på Karolinska institutets bibliotek för fyra och ett halvt år sedan var det med rätt att röra om. Ett arbete han själv beskriver som "den stora kulturrevolutionen". Den gamla organisationen hade setts över och befunnits vara i stort behov av förändring. Per Olsson behövde inte ta hänsyn till så värst många traditioner när han tillträdde. Å andra sidan fick han heller inga extra medel för att förnya organisationen. Kulturrevolutionen måste ske med en hårt åtstramad budget. Så Per Olsson började med det befintliga och det viktigaste; personalen och hur deras arbete var organiserat..
- Allt var väldigt reviruppdelat – var och en höll sig till sitt. Så det första äventyret var att tvärkoppla, att få folk att arbeta tillsammans över gränserna. Jag avskyr revir, det är så konserverande och dödande. Nu är det ingen här som "äger" en enda fråga. Ingen får vara rädd för att tycka, även om andras jobb. Gamla strukturer låter sig inte rubbas så lätt, det vet de flesta som försökt. Per Olsson sticker inte under stol med att det gick ganska trögt till en början. Och inte heller var det helt konfliktfritt. Alla var inte lika positiva till Per Olssons idéer om teambuilding och massor av möten på värdefull arbetstid.
- I en kunskapsintensiv organisation måste man ha mycket möten och planeringsdagar. Det förekom inte här tidigare, och i början sågs det som något negativt; "vi har inte tid", sa man. Idag är det ingen som klagar.
Själv menar Per Olsson att de många mötena har förstärkt teamkänslan och helhetstänkandet inom organisationen.
Idag är verksamheten uppdelad just i så kallade team (där kom det där ordet igen) med olika huvuduppgifter och en teamledare för varje.
- Vi har en jättestor ledningsgrupp, var sjunde anställd på KIB sitter i ledningsgruppen. Syftet är att kompensera för att vi är så många och att jag inte kan ha regelbunden kontakt med alla. Ambitionen på ledningsgruppmötena är att ta upp precis allt som händer på KIB, så att alla vet och har möjlighet att fråga och ha synpunkter. Strävan är att allt ska upp på
bordet, alla ska vara aktiva. Under de tre år jag har varit här har jag aldrig hört orden "det har jag aldrig blivit informerad om".
- När man är 115 personer behöver man inte mer än ett lager mellanchefer. Varje chefslager innebär desinformation av något slag. Jag tror inte på ensamhet eller småpåvedömen. Inte för sin egendel heller. Numera delar han verksamheten med biträdande bibliotekschef Kerstin Tyllström, en f d arbetskamrat från Arbetsmiljöinstitutets bibliotek, där hon var ekonomichef och Per bibliotekschef.
- Det gick inte att vara ensam bärare av en ny kultur, säger Per Olsson. Jag vet vad mina svagheter är; ekonomi och ordning och reda. Jag ville ha någon här som delade mina värderingar, och som jag kunde stämma av med. Det har blivit en väldig skillnad sedan Kerstin kom. Är man två ser man fyra gånger så mycket. Det hade också hunnit etableras ganska starka känslor här vid det laget, där Kerstin kunde hjälpa mig att ha min egen aggressivitet under kontroll. Idag menar de båda att det finns förhållandevis lite aggressivitet i arbetsmiljön – med en blygsam reservation för att de som chefer inte kan se allt. I händelse av problem skall de hanteras med en gång.
- Man måste känna efter vad det är det för luft i kafferummet. Man måste ta itu med problem, oklarheter och konflikter direkt. Sådant stjäl så mycket energi från det som är konstruktivt. Per Olsson tillägger glatt att han är en av de få chefer som tycker att det fackliga samverkansarbetet är något roligt.

Trots att KIB är en slimmad organisation på bara 115 personer ("vi skulle lätt kunna sysselsätta 50 till") med kärv ekonomi har Per Olsson satsat på nyrekryteringar. ("vi har ökat på underskottet, tagit av reserverna och ") och just som jag skriver dimper ansökan om flera bibliotekarier ut på BIBLIST. Man har anställt många nyutbildade yngre bibliotekarier, och Per
Olsson berättar stolt om hur låg medelåldern på KIB är i förhållande till andra universitetsbibliotek. Att satsa på nyutbildade är ett viktigt led i KIBs förnyelsearbete.
- De har en modern och för dagens verksamhet helt adekvat utbildning. Det gäller synen på verksamheten, kunderna och inte minst IT-kunnandet. De har varit en grundförutsättning för att vi har kunnat skapa en dynamisk organisation. Man tillämpar ogenerat en individuell lönesättning och ligger även där snäppet över flera liknande bibliotek.
- Man måste ha en offensiv lönepolicy, annars går det inte att omdana en verksamhet förklarar Per Olsson. När MEDLINE blev gratis för några år sedan förlorade KIB en stor andel av de intäkter man tidigare haft. Bristen kompenserades inte i form av anslag. Inte heller, säger Per Olsson, har anslaget hängt med den snabba mediautvecklingen. Fortfarande kommer en stor del av intäkterna från kopieringsverksamhet. Men KIB har också hittat på en mängd nya sätt att få in pengar på sin verksamhet och samtidigt profilera sig starkare inom Karolinska Institutet.
- Ingen här på KI vill något med biblioteket utom vi. Alla respekterar det, men det får inte kosta någonting. Därför är det intressant med aktiviteter som har en prislapp, att upptäcka att folk är beredda att betala för vår tid. Inom biblioteksvärlden har det ju länge funnits en inställning att det är fult att ta betalt, men det är det inte många här som tycker längre.
Ett av de främsta nya intäktsområdena är IT-kompetens i form av utbildning och interna tjänster, som köps av institutionerna och den centrala förvaltningen. Sedan en liten tid tillbaka finns inom bibliotekets ramar en intern webbyrå vid namn Vision. Idén föddes i samband med en omdaning av KI:s centrala webbplats, då Per Olsson märkte att det fanns stora kunskapsbrister ute på institutionerna. Fördelen med en intern webbyrå var också att den har större förståelse för universitetvärldens behov.
- Om man i stället tar in en extern konsultbyrå är det svårt att få den att förstå KI:s själ och förutsättningar. Dessutom blir det hopplöst med kontinuiteten.
Sammanlagt jobbar 12 personer från biblioteket (omvandlat till ca 5 årsarbetsplatser) med webbyrån, som är ekonomiskt helt självbärande. Nu säljer man uppdrag till hela KI, och Per Olsson betecknar det hela som en
"dundersuccé".
- Trycket är enormt, de måste tacka nej till uppdrag. Uppdragen kan bestå av allt från att utforma en hel webblösning till att helt enkelt göra en kravspecifikation.
En annan intäkt är den omfattande kursverksamhet som bedrivs vid biblioteket. KIB erbjuder – mot betalning – ett tiotal olika kurser i informationssökning på Internet och i olika medicinska databaser. En alldeles ny post är en kurs i medicinsk informationssökning för folkbibliotekarier – också ett sätt att anpassa sig till den nya tidens behov. Det finns också möjlighet att få skräddarsydda kurser inom IT, pedagogik eller informationssökning. Biblioteket har en heltidsanställd pedagogisk
konsult som samordnar utbildningarna och utvecklar bibliotekens pedagogiska resurser.
- Det har ju talats i flera år om bibliotekets pedagogiska uppgift, men historiskt har det inte funnits någon utbildning för det. När jag för några år sedan ledde en endagskurs i pedagogik för bibliotekarier för TLS upptäckte jag hur stort behovet var, berättar Per Olsson.
- Men jag insåg att jag inte själv kunde driva den specialnischen samtidigt som jag gjorde den stora kulturrevolutionen på KIB.
Jobbet gick i stället till David Herron, en disputerad lärare. Många i bibliotekets personal undervisar också i de olika kurserna.
- I bibliotekspersonalen finns en unik kompetens som kan fungera som en koppling mellan lärarna och den moderna informationsförsörjningen. Och vi tar alla tillfällen vi kan till samverkan med institutionerna. Det har gått lite trögt ibland, den akademiska kulturen ser ju fortfarande biblioteket som något udda.
Men Per Olsson utropar ändå 2OM!2 när BBL frågar om bibliotekets verksamheter har befrämjat kontakterna med institutionerna.
- Goodwill-värdet är enormt. Delar av biblioteket representerar ju plötsligt en kompetens som de inte väntat sig. Man får använda list för att positionera sig i organisationen, menar Per
Olsson.
- En väl vald fräckhet är en av hemligheterna. Man får infiltrera lite. Nyligen skulle till exempel KI se ut 20 personer som skulle utgöra "framtidens lärare" och satsas extra på. Vi hade fräckheten att anmäla en av våra medarbetare, mest som en provokation. De kunde ju inte gärna avvisa ansökan. Hon kom på reservplats.
Fräckhet ses förstås inte med blida ögon av alla. Per Olsson säger obekymrat att det går hemska rykten om honom som imperiebyggare, men det tycker han inte själv att han är.
- Visst, vi växer, men inte på någons bekostnad. Vi försöker bara satsa på lite vildhet och lite påhittighet. Vi är kanske inte så "bibliotekariska". Det ska vara livgivande och jävligt roligt att ha med biblioteket att göra!
Biblioteksarbete kan ju vara en serie rutiner. Men det kan också vara det mest spännande som finns!

Annina Rabe

Fakta KIB:
Karolinska institutets bibliotek är Sveriges största medicinska bibliotek och nationellt ansvarsbibliotek inom medicin, odontologi och vårdvetenskap. Fr o m 1 januari 2000 ingår även f d Spris bibliotek och utredningsbank i verksamheten. Biblioteket besöks dagligen av drygt 2000 personer och expedierar över 1000 dokumentbeställningar. KIB är indelat i sex serviceenheter. Bibliotekets omsättning är ca 50 mkr, varav 32 mkr är anslagsmedel.
Biblioteket driver MEDLINE och andra databaser för kunder i hela landet. I sin roll som ansvarsbibliotek driver KIB ett antal projekt, finansierade av BIBSAM.

http://www.kib.ki.se

Annina Rabe

Publicerad: 2001-04-23

Köp Biblioteksbladet
Läs mer om Biblioteksbladet i katalogen
Fler artiklar knutna till Biblioteksbladet
Fler tidskrifter i kategori BOK- & BIBLIOTEKSVÄSEN
Fler tidskrifter i kategori SAMHÄLLE, MILJÖ & POLITIK